7 Tipps für To Do-Listen, die dich nicht erschlagen

Mit den guten alten To Do-Listen ist es ja so eine Sache. Ich kenne viele Menschen, die auf ihre Aufgabenliste schwören – und sie gleichzeitig verfluchen:

• „Ich schaffe es eh nie, die Liste abzuarbeiten.“
• „Es ist immer viel zu viel.“
• „Manche Punkte stehen da schon seit Wochen, es nervt.“

Solche To Do-Listen erzeugen Erschöpfung, Frust, Resignation und das Gefühl, in einem Hamsterrad zu strampeln.
Kommt dir das bekannt vor?

In diesem Artikel lernst du ein paar einfache Techniken kennen, die deine To Do-Liste schwuppsdiwupps in ein wirklich hilfreiches, motivierendes Tool verwandeln! 🙂

#1 Schreibe alle Aufgaben auf

… zumindest alle, an die du denken musst. Dass du die Katze füttern musst, wird sie dir vermutlich selber mitteilen. 😀

Nur so wird dein Gehirn davon entlastet, dich ständig und zu den unmöglichsten Zeitpunkten daran zu erinnern, dass du dieses oder jenes bloß nicht vergessen darfst.

Das können kleine Aufgaben sein wie „Nächste Woche Blumen bei den Nachbarn gießen“ oder auch große Projekte wie „Geburtstagsparty vorbereiten“.

Gerade, wenn du diese Übung zum ersten Mal machst, wirst du die befreiende Wirkung spüren. Uff!

#2 Wichtig vs. dringend

„Es gibt sone und solche…“ – nicht alle Aufgaben sind gleich. Die sogenannte Eisenhower-Matrix hilft dir bei der Entscheidung, welchen Stellenwert etwas auf deiner To Do-Liste einnimmt.

So kannst du beurteilen, was du zuerst in Angriff nehmen solltest – und was vielleicht auch gar nicht:

#3 Sortiere deine To Dos chronologisch & thematisch

Eine ellenlange Liste mit allen möglichen Dingen, die du teilweise gar nicht direkt abarbeiten kannst, saugt dir jegliche Energie aus.

Lass uns da Struktur hineinbringen, das hilft ungemein!

Dein Bullet Journal eignet sich hervorragend dafür, die Aufgaben nach Datum zu sortieren. Wann musst du dieses oder jenes erledigen?

• Deine heutigen Aufgaben notierst du in deinem Daily Log.
• Dinge, die du diesen Monat in Angriff nehmen möchtest, kommen ins Monthly Log.
• Alles, was weiter in der Zukunft liegt, ist im Future Log sicher aufgehoben und erstmal aus den Füßen.

Da insbesondere das Future Log nur wenig Platz bietet und für High Level-Einträge gedacht ist, kannst du zusätzliche Themenseiten anlegen. Im Future Log steht für übernächsten Monat dann nur „Geburtstagsparty vorbereiten – S. 76“ und auf Seite 76 hältst du alle Details fest. Vom Erstellen deiner Einladungen über das Planen des Essens, Organisation von zusätzlichem Geschirr und so weiter.

#4 Plane realistisch: wie lange dauert jede Aufgabe?

Dooferweise hat so ein Tag ja immer nur 24 Stunden… und ein Arbeitstag noch weniger. Dir steht für deine To Do-Liste also nur begrenzt viel Zeit zur Verfügung.

Gerade im Daily Log ist es daher hilfreich, wenn du dir hinter jede Aufgabe schreibst, wie lange du dafür schätzungsweise brauchen wirst.

Auf diese Weise merkst du schnell, ob deine Planung realistisch war oder nicht:

• Wenn du drei Dinge zu je einer Stunde auf deiner Aufgabenliste zu stehen hattest und trotzdem nicht damit fertig wirst, war vielleicht Netflix nicht ganz unschuldig. 🙂
• Wenn du dir aber so viele To Dos vorgenommen hast, dass du damit locker 40 Stunden zugange wärst… ist es kein Wunder, wenn du den ganzen Tag ackerst und abends trotzdem noch so viel übrig ist.

Hals dir nicht zu viel auf!

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#5 Schneide riesige Aufgaben klein

Riesenbrocken wie „Steuererklärung“ oder „In eine andere Stadt umziehen“ sind echte Spaßbremsen auf der To Do-Liste. Du weißt nicht recht, wo du überhaupt anfangen sollst… und dann werden sie so ewig dauern, dass du vielleicht doch lieber prokrastinierst und erstmal irgendetwas Überschaubares erledigst.

Die Lösung: zerleg diese Giganten in handliche kleine Brocken! Am besten ist jedes To Do dabei eine konkrete Handlungsanweisung.
Im Falle der unliebsamen Steuererklärung also etwa:

• Formulare besorgen / prüfen, dass die Software funktioniert
• Rechnungen heraussuchen
• Aktuelle Steuertipps googeln
• Hauptformular ausfüllen
• Anlagen ausfüllen
• …

#6 Sorg für den richtigen Aufgabenmix

Entscheidend ist nicht nur, was du machst – sondern auch in welcher Reihenfolge. Hier gibt es verschiedene Methoden. Am besten probierst du einfach aus, was für dich am besten funktioniert.

Um besonders effizient zu arbeiten, kannst du ähnliche Aufgaben zusammenfassen. Simples Beispiel: wenn du eh gerade den Staubsauger am Start hast, saugst du alle Räume auf einmal durch, anstatt dich Raum für Raum vorzuarbeiten und den Staubsauger dabei jedesmal wegzuräumen und wieder hervorzukramen.

Zu viel vom Selben kann dich aber auch schnell auslaugen. Nach fünf Stunden kommt dir die Steuererklärung zu den Ohren raus und wenn du einen ganzen Tag lang von morgens bis abends das Haus putzt, bist du am Ende total groggy. Eine Abwechslung von Bewegung und Hirnschmalz-Aufgaben macht mehr Spaß und laugt dich nicht so aus.

Eine weitere bekannte Methode ist die „1-3-5-Regel“: nimm dir für jeden Tag 1 Hauptaufgabe vor – das Allerwichtigste, was du erreichen möchtest! Dazu kommen 3 größere Aufgaben (die länger dauern oder einfach mehr Gehirnschmalz erfordern) und 5 kleinere, die dir flott Erfolgserlebnisse verschaffen.

Du kannst deine To Do-Liste einfach so als ein Mini-Brainstorming herunterschreiben und dir die Aufgaben dann herauspicken. Oder du machst dir vorher Gedanken über die Reihenfolge und notierst deine To Dos so, dass du die Liste einfach von oben nach unten abarbeiten kannst.

#7 Feiere deine Erfolge!

Mindestens ebenso wichtig wie das Erledigen einer Aufgabe ist es, dass du das auch wertschätzt. Aus einem To Do ist eine Errungenschaft geworden – yay!

Arbeite deine Aufgaben nicht einfach wie am Fließband ab, sondern gönne dir kleine Belohnungen und Pausen und sei stolz auf das, was du schon alles geschafft hast. 🙂

Hast du weitere Tipps für To Do-Listen?