Todoist statt Bullet Journal: warum ich meine Aufgaben mittlerweile digital organisiere

Von der Bullet Journal-Verfechterin zur Appnutzerin: eine ehrliche Geschichte über flexible Selbstorganisation anbetrachts wechselnder Lebensumstände.

Es gab eine Zeit, da hättest du mich nie ohne mein Bullet Journal angetroffen. Ich war stolz darauf, alles handschriftlich zu organisieren und habe sogar einen ganzen Blog darüber geführt (ja, genau diesen hier!). Jede Aufgabe, jeder Termin und jede Notiz landete in meinem Journal. Für meine To Dos führte ich Daily Logs, die ich jeden Tag aufs Neue erstellte, und diverse Tracker.
Die Ästhetik, das haptische Erlebnis, die kreative Freiheit und die Pause vom Starren auf Bildschirme – all das hat mich jahrelang überzeugt.

Und heute? Heute öffne ich morgens als erstes meine To Do-Liste auf dem Rechner und schaue im Laufe des Tages zigmal darauf, um Dinge abzuhaken, einzutragen oder umzuplanen.

Der unerwartete Wandel: Vom Papier zum Pixel

Nach Jahren als überzeugte Bullet-Journal-Nutzerin bin ich vor etwa zwei Jahren auf ein digitales Task-Management-System umgestiegen. Sprich, eine Anwendung zum Organisieren meiner To Dos. Ein Schritt, den ich damals nie für möglich gehalten hätte, weil ich früher bei solchen Aufgaben-Apps nie lange bei der Stange blieb. Zu umständlich, zu komplex, zu was-auch-immer.
Doch wie es im Leben so ist: Manchmal muss man alte Überzeugungen über Bord werfen, wenn sie nicht mehr funktionieren, und anderen ansätzen eine (zweite) Chance geben.

Warum dieser Wechsel? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: ich lebe mittlerweile unter anderen Bedingungen mit deutlich komplexeren Anforderungen und weniger freier Zeit als damals um 2019 herum, als ich voll im Bullet Journal-Fieber war und die Notizbuchmagie gegründet habe.

Damals musste ich „nur“ meinen Job, ein oder zwei Blogs, den Hund und unseren Zweipersonenhaushalt organisieren.
Mein heutiger Job als Senior Director ist deutlich fordender, ich führe mittlerweile stolze acht Blogs, leite das zunehmend größer werdende Bloghexen-Bloggerforum, kümmere mich um einen großen Garten, halte und trainiere zwei Pferde als Selbstversorgerin, zum Hund haben sich neun Hühner dazugesellt, und die Haushaltsführung betrifft jetzt eine vierköpfige Patchworkfamilien-WG. 🤪

Der Wendepunkt kam, als mir klar wurde, wie viel Zeit ich damit verbrachte, dieselben Aufgaben immer wieder in mein Journal zu übertragen, weil ich sie nicht am eigentlich dafür veranschlagten Tag geschafft hatte. Wie ich ein schlechtes Gewissen bekam, wenn ich nicht rechtzeitig das nächste Monthly Log erstellt hatte und dann erstmal ohne Kalender „schwamm“. Wie ich Dinge übersah und vergaß. Wie das Organisieren meiner Aufgaben selber zu einer Aufgabe wurde und jede Menge Zeit fraß – Zeit, die ich eigentlich nicht dafür hatte. Es fühlte sich nicht mehr entschleunigend an, handschriftlich zu planen, sondern setzte mich unter Druck.

Um alles in meinem bunten, vollgestopften Leben unter einen Hut zu bekommen, brauche ich ein System, das mich unterstützt, statt mich zusätzlich zu belasten.

Was Todoist besser macht (für mich)

Ich möchte damit nicht sagen, dass Bullet Journaling nicht für komplexe Anforderungen taugt. Ich liebe auch nach wie vor das Schreiben von Hand für Gedankengänge und Erlebnisse. Aber für mich persönlich funktionierte das schiere Organisieren von Aufgaben irgendwann nicht mehr auf dem Papier.

Nach einigem Ausprobieren bin ich bei Todoist gelandet und habe dann auch bald den Pro-Plan mit zusätzlichen Features abonniert. Ich nutze es als Programm auf dem iMac sowie als App auf dem Smartphone.

Das sind die Gründe, warum dieses Tool mein Leben tatsächlich einfacher macht:

Wiederkehrende Aufgaben ohne Mehraufwand

Eine meiner größten Herausforderungen war immer das Verwalten von wiederkehrenden Aufgaben. Im Bullet Journal musste ich „Hühner misten“ entweder über einen Tracker abfrühstücken (auf den ich im Zweifelsfall nicht draufguckte) oder eben alle zwei Tage neu ins Daily Log eintragen. Für einen einzelnen Punkt ist das ein überschaubarer Aufwand, aber wenn du das mit zehn oder fünfzehn Aufgaben machen musst, nervt es nur noch ohne Ende.
In Todoist tippe ich einmal: „Hühner misten jeden Di, Do, Sa“ – fertig, die Aufgabe ploppt alle zwei Tage automatisch wieder auf.

Mit Eingaben wie „Blogkommentare beantworten alle 2 Tage“ oder „Staubsaugen jeden Mittwoch“ ist alles ruckzuck eingerichtet und ich werde zuverlässig daran erinnert.

Zeitplanung durch Drag & Drop

Morgens beim Frühstücken plane ich meinen Tag mit ein paar einfachen Klicks. Ich kann Aufgaben per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen und in meinen Tagesplan ziehen. Ich sehe dabei, wie lange jedes To Do voraussichtlich dauern wird, wann welche Meetings anstehen, kann Aufgaben mit mentalen Anforderungen und solche mit körperlicher Anstrengung abwechseln und sehe, ob mein Plan realistisch ist.

Das hilft mir enorm, meine produktiven Morgenstunden optimal zu nutzen und realistische Erwartungen an den Tag zu setzen. Besonders wichtig ist dieser Überblick auch wegen meiner MS-bedingten Fatigue. Ich muss halt nicht nur meine Zeit, sondern vor allem auch meine Energieressourcen im Blick behalten. Mit Todoist kann ich meinen Tag so planen, dass ich anstrengende Aufgaben in Phasen lege, in denen ich typischerweise mehr Energie habe, und Ruhepausen einbauen kann, bevor die Erschöpfung zu stark wird und gar nichts mehr geht.

Erinnerungen & Deadlines, die funktionieren

Mein Handy und die Smartwatch sind immer dabei, und damit auch meine Todoist-Erinnerungen. Anders als ein physisches Notizbuch, das zuhause warm und trocken unter einem Stapel Papier auf dem Schreibtisch liegen kann… als Vertreterin der Spezies „aus den Augen, aus dem Sinn“ bin ich leider prädestiniert dafür, schlichtweg nicht daran zu denken, ins Bullet Journal zu schauen und mitzubekommen, dass ich beispielsweise jemandem zum Geburtstag gratulieren sollte. Das fällt mir dann erst zwei Tage später auf. 🫠

Jede Aufgabe kann im Pro-Plan übrigens mit zwei Daten ausgestattet werden: dem Datum, an dem ich sie bearbeiten will, und zusäzlich auch eine Deadline. Das hilft mir sehr bei den Blogartikeln, weil ich die meistens nicht innerhalb von einem Tag runterschreibe, sondern Stück für Stück daran arbeite. Ich habe die Aufgabe dann schon eine Woche vorher auf meiner To Do-Liste, sehe aber gleichzeitig auch, bis wann ich Zeit habe.

Wenn ich einer Aufgabe in Todoist eine Uhrzeit zuweise, erinnert mich ein Brummen am Handgelenk daran.

Bei wichtigen Terminen oder Deadlines kann ich sogar mehrfache Erinnerungen einstellen – zum Beispiel eine Woche vorher, drei Tage vorher und am Tag selbst. So habe ich genug Zeit, alles Nötige vorzubereiten.

Vorausplanen ohne Chaos

Ein großes Problem meines alten Systems im Bullet Journal: Aufgaben für die Zukunft hatten keinen guten Platz. Entweder landeten sie auf einem überfüllten „Someday/Maybe“-Blatt oder ich musste schon Wochen im Voraus Seiten für zukünftige Monate anlegen.

In Todoist kann ich einfach schon im Dezember „Blogartikel über Frühjahrsblüher schreiben am 15. Februar“ eingeben und die Aufgabe taucht genau dann auf, wenn ich sie brauche – nicht früher und nicht später.

Neurodivergentes Oberstübchen: Warum Todoist für mich besser funktioniert

Durch ADHS und das Autismusspektrum habe ich einige spezifische Herausforderungen im Bereich Organisation. Todoist adressiert viele davon überraschend gut:

Struktur ohne Überreizung

Mein Hirn liebt Struktur und Ordnung… und mein Herz hübsch gestaltete Dinge. Das ist bisweilen ein Balanceakt. 😅 Zu viel visueller Input kann mich nämlich schnell überfordern und ablenken.
Todoist bietet mir ein klares, aufgeräumtes Interface mit genau den Informationen, die ich brauche – nicht mehr und nicht weniger. Dabei sieht die App aber trotzdem nicht langweilig oder „kalt“ aus.

Im Gegensatz zum Bullet Journal gibt es hier weniger visuelle Ablenkungen. Ein paar Emojis kann ich schnell einfügen, aber ich gerate nicht in Versuchung, erstmal eine Runde gepflegt zu prokrastinieren und ewig lange die Monatslayouts & Co. zu zeichnen.

Keine Frustration über „unperfekte“ Einträge

Ich gestehe: Wenn ich einen Eintrag verschmiert, viel durchgestrichen oder „hässlich“ geschrieben habe, kann das meine Stimmung für Stunden anknabbern. Auch wenn meine Bullet Journals immer schon eher pragmatisch geführt waren und nicht so künstlerische Meisterwerke, wie sie gern auf Pinterest gern gezeigt werden. Ich versuche mir das auch wirklich abzugewöhnen – aber mein Perfektionismus und die visuelle Sensibilität durch Autismus machen selbst kleine Fehler zu störenden Elementen.

Bei Todoist gibt es dieses Problem nicht. Alles sieht gleich ordentlich aus, und auch drölfzig Änderungen hinterlassen keine Spuren.

Externe Erinnerungen entlasten das Arbeitsgedächtnis

Mir fällt es bisweilen schwer, Informationen im Arbeitsgedächtnis zu halten bzw. zum richtigen Zeitpunkt abzurufen (nein, nachts um halb drei ist nicht die richtige Uhrzeit für „oh, ich wollte Fenster putzen!“ 🤪).
Die Erinnerungsfunktion von Todoist nimmt mir die mentale Last des ständigen „Dran-denken-müssens“ ab. Wenn mir dann nachts um halb drei urplötzlich die dreckigen Fenster einfallen, packe ich mir halt einfach eine Aufgabe für den nächsten Mittag in die App – und kann mich umdrehen und beruhigt weiterschlafen, weil ich weiß, dass es nicht in Vergessenheit gerät.

Das hilft mir auch tagsüber enorm: mein Gehirn kann sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren, weil Todoist mich zuverlässig an die nächste erinnern wird.

Gamification als Motivationshilfe

Die kleine Konfetti-Explosion beim Erreichen meines Tagesziels? Die Statistiken, die zeigen, wie viel ich schon geschafft habe? Die Streaks, wenn ich mehrere Tage produktiv war und die Karma-Levels, bei denen man durch erledigte Aufgaben aufsteigt? All das spricht den Teil meines ADHS-Gehirns an, der sofortige Belohnungen liebt. 🤩

Diese kleinen Dopamin-Kicks helfen tatsächlich, meine Motivation aufrechtzuerhalten – etwas, das ein statisches Notizbuch nicht ohne deutlichen manuellen Mehraufwand leisten kann.

Flexibilität für wechselnde Energielevel

An manchen Tagen kann ich Berge versetzen, an anderen – besonders wenn mich die Fatigue ausbremst – schaffe ich kaum das Nötigste. Todoist erlaubt mir, Aufgaben schnell und ohne Schuldgefühle auf einen anderen Tag zu verschieben.

Im Bullet Journal hätte ich durchgestrichene und neu geschriebene Einträge gehabt, die mich ständig an meine „Unzulänglichkeit“ erinnert hätten.

Fazit: Digital ist nicht immer besser – aber manchmal doch

Der Wechsel von meinem geliebten Bullet Journal zu Todoist war keine leichte Entscheidung. Es fühlte sich anfangs wie ein Verrat an etwas an, das ich jahrelang propagiert hatte.

Doch letztendlich geht es bei Produktivitätssystemen nicht um Dogmen oder darum, was theoretisch am besten aussieht. Es geht darum, was im echten Leben mit all seinen Herausforderungen tatsächlich funktioniert. Und ja, das kann je nach Lebensabschnitt unterschiedlich sein!

Für mich und mein komplexes Leben zwischen der Corporate-Welt, den ganzen Blogs, Tieren, Haus und Garten sowie den spezifischen Herausforderungen durch die Multiple Sklerose und mein neurodivergentes Oberstübchen ist Todoist aktuell die bessere Lösung.

Das bedeutet nicht, dass ich gar kein Bullet Journal mehr führe! Für kreative Notizen, Tagebucheinträge und Brainstormings greife ich immer nach wie vor liebend gern zu Stift und Papier. Aber für das Organisieren meiner Aufgaben setze ich auf eine Software – und komme damit viel besser und stressfreier klar als vorher.

Wie organisierst du deine Aufgaben? Nutzt du auch eine digitale To-Do-Liste oder schwörst du aufs Bullet Journal? Ich freue mich auf deine Erfahrungen in den Kommentaren!