Bullet Journal im Büro: mach dir deinen Job leichter!

Nicht nur privat schwöre ich auf mein Bullet Journal, sondern auch bei der Arbeit. Als Teamleiterin jongliere ich jeden Tagen einen Haufen Aufgaben und Informationen – ohne mein Bullet Journal wäre ich da hoffnungslos aufgeschmissen! 🙂

Daher habe ich mein Notizbuch immer aufgeschlagen am Arbeitsplatz liegen und nehme es mit in jedes Meeting.

In diesem Artikel gebe ich dir ein paar Tipps & Inspirationen, wie du dich im Beruf mit deinem Bullet Journal besser organisierst, und verrate dir, was für mich gut funktioniert.

Privat vs. Büro – was unterscheidet das Bullet Journaling?

Bevor wir zum Inhaltlichen kommen, lass uns kurz einen Blick auf die Rahmenbedingungen werfen: was ist anders, wenn du ein Bullet Journal im Büro führst?

#1 Es muss schnell gehen.

Sofern du nicht gerade einen mega-entspannten Job hast, muss es auf der Arbeit meist flott gehen. In Meetings hält niemand die Diskussion an, bloß damit du dir in Schönschrift Notizen machen kannst. Kollegen, die dich um irgendetwas bitten, geben sich oft im Minutentakt die sprichwörtliche Klinke in die Hand, und E-Mails und sonstige Benachrichtigungen trudeln ja eh am laufenden Band ein.

Da bleibt keine Zeit für ausgefeiltes Hand Lettering oder Illustrationen… adieu, Perfektionismus!

#2 Du hast weniger Materialien.

Mein Basteltisch zu Hause ist proppevoll mit Finelinern, Filzstiften, Buntstiften, Stempeln & Stempelkissen, Masking Tape, Schablonen, und und und. Im Büro und dem Schreibtisch in meinem Arbeitszimmer sieht’s nüchterner aus, da liegen bloß ein paar Kugelschreiber und Textmarker. Und das ist für mich genau richtig!

Denn wie gesagt, auf der Arbeit habe ich gar nicht die Zeit für aufwendige Gestaltungen und benötige daher gar nicht so viel Krempel. Hier heißt es also, mit weniger auszukommen: Überschriften werden zackzack mit einem Textmarker hervorgehoben und was war’s auch schon an Deko.

Im Büro wird dein Bullet Journal also minimalistischer ausfallen. Mal ganz abgesehen davon, dass deine Kollegen vermutlich ziemlich schräg gucken würden, wenn du auf einmal eine Bastelstunde einläutest… 😀

#3 Du musst ggf. auch andere Tools benutzen.

Daheim kannst du frei entscheiden, wie du dich organisierst. Dabei ersetzt das Bullet Journal oft digitale Kalender, To Do-Apps und so weiter.

Wenn du mit anderen Menschen zusammenarbeitest, sind die gemeinsam verwendeten Tools hingegen oft vorgegeben bzw. auch praktischer, als wenn jeder sein eigenes Süppchen kochen würde. Meetings werden bei uns in einem digitalen Kalender verwandelt, es gibt eine Software für Projekte und Dokumentationen, wir nutzen ein Ticketsystem und so weiter.

Heißt: auf die meisten dieser digital organisierten Informationen verzichte ich in meinem Bullet Journal. Andernfalls wäre ich von morgens bis abends damit zugange, Dinge ins Bullet Journal zu übertragen und auch ständig zu aktualisieren. So eine doppelte Buchführung wäre ein absoluter Overkill!

#4 Vorsicht bei vertraulichen Informationen

So ein Notizbuch hat keinen Passwortschutz. Wenn du es irgendwo vergisst, kann jeder deine Einträge lesen – Kollegen oder auch wildfremde Menschen. Dieses Risiko ist in einer Firma natürlich größer, als wenn du von zu Hause arbeitest.

Hab das immer im Hinterkopf und entscheide, welche Informationen du deinem Bullet Journal anvertrauen kannst. Vertrauliche Projektdetails oder Gehalts- und Umsatzzahlen können riskant sein.

Wo wir gerade beim Thema sind: auf Pinterest werden immer mal wieder Bullet Journal-Spreads gezeigt, auf denen Benutzernamen und Passwörter von verschiedenen Seiten notiert werden können. Tu. Das. Nicht.
Zugangsdaten haben niemals irgendwo etwas im Klartext verloren! Auch nicht, wenn du dein Bullet Journal nur daheim auf dem Schreibtisch liegen hast. Nutze stattdessen einen Passwortmanager wie LastPass oder KeyPass – das ist sicher, kostenlos und viel komfortabler.

Und natürlich gilt diese Vorsicht nicht nur für dein aktuelles Bullet Journal, sondern auch für die vollgeschriebenen Notizbücher! Sofern du sie nicht an einem sicheren Ort aufbewahren möchtest, solltest du sie im Zweifelsfall lieber schreddern, als einfach so in die Papiertonne zu werfen.

Welche Spreads sind hilfreich für ein Bullet Journal im Büro?

So, kommen wir zum Inhalt!

Natürlich hängt es stark von deinem Job ab, welche Informationen im Bullet Journal für dich hilfreich sind. Für mich haben sich diese 3 Elemente bewährt:

Tägliche Aufgabenliste

Der Herzstück meines Bullet Journals sind die täglichen To Do-Listen.

Morgens vor der Arbeit überlege ich mir meistens, welches wichtige Thema ich an diesem Tag erledigen möchte. Etwas, das mir abends das Gefühl gibt, etwas bewegt zu haben. Das kann ein bestimmtes Gespräch sein, die Vorbereitung einer Präsentation oder die Arbeit an einer Initiative. Die entsprechenden Tasks landen anschließend ganz oben auf meinem Daily Log.

Noch bevor ich meine Mails abrufe und den firmeninternen Instant Messenger öffne, übertrage ich die übrig gebliebenen Aufgaben vom Vortag (zum halben Preis! 🤪).

Die übrigen To Dos ergeben sich dann im Laufe des Tages.

Übrigens notiere ich in meinem Daily Log sowohl berufliche, als auch private Aufgaben für den jeweiligen Tag. Zwei separate Listen fände ich persönlich umständlich und oft kann ich etwas Privates in der Pause erledigen oder arbeite umgekehrt etwa beim Frühstück bereits eine Power Point-Präsentation aus.

Meeting Minutes

Du kennst das: in einem Meeting wird etwas besprochen, man einigt sich auf nächste Schritte, alles ist klar und… in einem Monat erinnerst du dich nur noch vage an die Unterhaltung und bist dir nicht mehr sicher, wer eigentlich was tun sollte. 🤔 In zwei Monaten ist das ganze Thema bei allen in Vergessenheit geraten. Eek!

Um dem vorzubeugen, schreibe ich mir in Meetings immer Stichwörter mit und notiere mir auch, welche action items vereinbart wurden. Meine eigenen To Dos wandern dabei entweder direkt auf meine tägliche Aufgabenliste oder als Erinnerung für später in den digitalen Kalender.

Infoseiten

Ich lerne am besten, indem ich die Informationen aufschreibe. Außerdem prasseln täglich so viele Dinge auf mich ein, dass ich mir nicht alles merken kann.

Deswegen erstelle ich mir gerne Infoseiten zu neuen Themen, in die ich mich einarbeiten muss. Meistens sind das einfache Stichpunkte – du kannst dich hier aber auch mit Sketchnotes kreativ austoben.

Was ist mit Trackern & Listen?

Ich selber verwende für die Firma gar keine Tracker oder Listen in meinem Bullet Journal – die Infos, die ich dort notieren würde, werden bei uns bereits digital verwaltet und dadurch direkt mit den jeweiligen Kollegen geteilt.
Je nachdem, wie dein Job aussieht, kann das aber durchaus sinnvoll sein.

Ein paar Ideen für Tracker & Listen im Büro-Bullet Journal:

• Arbeitszeiten-/Überstunden-Tracker
• Womit hast du deine Arbeitszeit verbracht (bestimmte Kunden / Projekte, interne Dinge, Meetings, …)?
• Fachbücher, die du gerne lesen würdest oder gelesen hast
• Ideenliste für neue Projekte
• Projektplan mit einem Meilenstein-Tracker
• Geburtstagsliste deiner Kollegen
• Meetingraum-Übersicht – wo gibt es wie viele Sitzplätze und welche technische Ausstattung?
• Tracker deiner Fehlzeiten / Krankmeldungen
• Karriereziele
• Anstehende Konferenzen und Meetups
• …

Nutzt du bei der Arbeit ein Bullet Journal?
Welche Module sind dabei für dich hilfreich?

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